Un contrat, ça s’octroie… mais ça s’encadre, ça se discute, ça se surveille aussi, et quoi encore?  

1-Établir de bonnes bases dès la rencontre de démarrage

Bien démarrer un projet, c’est aussi essentiel que de couler une fondation solide avant de construire un bâtiment. La rencontre de démarrage permet de clarifier les responsabilités de l’entrepreneur et du donneur d’ouvrage et, au besoin, de tout autre intervenant qui a un rôle dans le contrat. La préparation d’un ordre du jour est de mise afin de ne pas oublier des sujets importants et de structurer la rencontre efficacement. C’est l’occasion pour le donneur d’ouvrage de répondre aux questions diverses, de clarifier certains points du contrat et de verbaliser ses attentes face au contractant. Tout aussi pertinent : il s’agit du premier contact humain entre les parties, c’est donc le moment d’ouvrir les vannes d’une bonne communication!

2-Tenir des rencontres régulièrement

Ah, les réunions! Souvent, on trouve qu’il y en a trop, on manque de temps. Mais les rencontres planifiées pour assurer un suivi de l’exécution d’un contrat, si elles sont bien organisées et efficaces, ne sont jamais de trop et peuvent même sauver du temps plus tard. Elles permettent notamment d’éviter que des problèmes explosent comme des ballons trop pleins. En effet, grâce à un suivi régulier, les problèmes et imprévus peuvent être réglés rapidement. En plus, ces rencontres contribuent à prévenir les travaux mal exécutés qui peuvent être difficiles et dispendieux à reprendre. Il est pertinent de documenter ces rencontres, par exemple par l’entremise de procès-verbaux.

3-Surveiller les travaux, mais aussi les contrats de service

La surveillance des chantiers de construction est un incontournable pour assurer des résultats de qualité. Mais qu’en est-il des contrats qui ne sont pas des travaux de construction? Toute ville doit s’assurer de garder un œil attentif sur les contrats de service, qu’il s’agisse de gestion des matières résiduelles, de gestion de bâtiments, de déneigement, et tout autre contrat qui dure dans le temps. Le devis doit être respecté tout au long du mandat, et le service doit être de la qualité attendue, et ce, de façon continue!

4-Prévoir des pénalités en cas de non-respect du contrat

Les pénalités peuvent être une mesure efficace pour dissuader les fournisseurs de tourner les coins ronds lors d’un contrat. Mais elles ne doivent pas non plus être abusives et décourager les entreprises à déposer une soumission. Il faut trouver le bon équilibre et s’assurer que les pénalités sont justes et fondées. Les clauses pénales doivent être clairement prévues aux documents d’appel d’offres. C’est aussi une bonne idée de discuter de ces pénalités lors de la rencontre de démarrage afin que tout soit bien clair.  

5-Évaluer le rendement du cocontractant

Depuis 2012, les municipalités peuvent évaluer le rendement de leurs fournisseurs et, lorsque ce rendement est insatisfaisant, elles ont le droit de refuser pendant deux ans les soumissions de ces fournisseurs. C’est donc une excellente pratique de prendre le temps de préparer ces évaluations quand un cocontractant ne respecte pas ses obligations de résultat. Il est recommandé d’effectuer une rétroaction régulière avec l’entrepreneur durant le mandat pour qu’il puisse améliorer son service sans qu’on passe par la sanction. Mais quand les avertissements n’ont pas été écoutés, l’évaluation de rendement insatisfaisant est importante à préparer. Comment faciliter la rédaction? Il faut documenter les manquements au fur et à mesure du contrat.

Références:

Guide de bonnes pratiques sur les relations avec son cocontractant, ministère des Affaires municipales et de l’Habitation, 2021.

Guide pour procéder à l’évaluation de rendement destiné aux organismes municipaux, ministère des Affaires municipales et de l’Habitation, 2013.

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