Souvent, les donneurs d’ouvrage publics manquent de temps pour bien préparer les estimations des services requis à l’étape de la planification des appels d’offres. Erreur!

À quoi servent les devis estimatifs dans une ville? Ils constituent un outil important dans la prise de décision et l’évaluation des soumissions reçues. On pourrait les comparer à des indicateurs ou à de grands panneaux de signalisation. Si les estimations sont erronées ou mal documentées, elles feront prendre de mauvaises directions au conseil de ville ou au comité exécutif.

Comment effectuer une estimation bien d’équerre?

1. Prenez le temps de bien préparer l’estimation et de la documenter en détail en fournissant les hypothèses qui soutiennent le calcul de celle-ci. Une bonne estimation ne saurait se limiter à un montant. Elle doit comporter des annotations, des commentaires et des explications consignés en dossier.
2. Expliquez rigoureusement tout écart significatif (de plus de 10 %) entre le prix du plus bas soumissionnaire et l’estimation. Posez des questions aux soumissionnaires ainsi qu’à des employés de certains services à l’interne de la ville pour comprendre pourquoi les prix varient autant.
3. Réalisez des estimations pour tous les contrats. Actuellement, la Loi sur les cités et villes oblige les organismes municipaux à faire des estimations pour les contrats de 100 000 $ ou plus. Mais faites-en aussi pour tous les contrats qui comportent une dépense de 25 000 $ ou plus.Cette manière de faire – que la Ville de Saint-Jérôme privilégie d’ailleurs – permettra d’éviter de payer trop cher.
4. Lors de la préparation des estimations, vérifiez des contrats similaires octroyés précédemment afin d’avoir un juste prix. Veillez également à effectuer une analyse (benchmark) pour examiner les tendances du marché et les prix payés dans d’autres municipalités. Par exemple, le prix d’un mètre carré de trottoir en béton a-t-il grimpé en flèche au cours des derniers mois?
5. Revoyez les estimations à chaque contrat, en ne vous fiant pas aux prix des années précédentes. Pourquoi? Parce que si un contrat est conclu à un prix trop élevé et que l’estimation est basée sur ce même contrat l’année suivante, l’erreur sera répétée… Aussi, parce que le marché peut avoir fluctué à la hausse ou à la baisse depuis le dernier contrat.

Drapeaux rouges : des questions à se poser!

Si les prix des soumissions sont inférieurs aux estimations…

• Les besoins ont-ils été bien compris par les soumissionnaires en termes de délais, d’équipements et de main-d’œuvre?
• La qualité des services rendus sera-t-elle assurée par les soumissionnaires?

Si les prix des soumissions sont supérieurs aux estimations…

• Était-ce une bonne période pour lancer les appels d’offres? (ex. était-ce dans une période de l’année où les chantiers roulaient à plein régime?)
• Y avait-il une rareté des produits ou des services?
• Les exigences dans les appels d’offres étaient-elles trop élevées ou contraignantes? (ex.envoyer des déneigeurs dès 1 cm de neige alors que la norme est de 5 cm dans l’industrie).
• Les exigences manquaient-elles de clarté, ce qui a incité les soumissionnaires à parer à tout imprévu par une hausse de prix?
• Des soumissionnaires ont-ils cherché à faire de la collusion?
• Les délais pour les travaux étaient-ils trop serrés?
• Le calendrier de réalisation était-il inadéquat?

Que les prix des soumissions soient trop bas ou trop élevés, il y a lieu dans les deux cas de faire preuve de vigilance et de procéder à des vérifications. Les soumissions doivent s’harmoniser aux estimations de coûts.

La capacité d’établir un estimé juste du coût des travaux est cruciale pour un donneur d’ouvrage public. Un bon estimé lui permet de s’assurer de payer un juste prix pour les travaux qu’il désire réaliser et de détecter les surcoûts anormaux, qui peuvent être des indices de corruption ou de collusion.

– TOME 3 du rapport de la Commission d’enquête
sur l’octroi et la gestion des contrats publics dans l’industrie de la construction

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